Management/office- assistent
Werken bij UNL
Contact
Om onze ambities te realiseren zijn wij ter ondersteuning van het bureau per direct op zoek naar een Management/office- assistent voor de afdeling Onderwijs.
Contact
Functieomschrijving
Met zeven collega’s vorm je het secretariaat van het bureau en de vereniging. Gezamenlijk dragen jullie zorg voor de ondersteuning van de voorzitter, directeur, bestuurssecretaris en een zevental afdelingshoofden. Je ondersteunt één specifieke afdeling, in dit geval de afdeling Onderwijs.
Meer specifiek voer je de volgende taken uit:
- Je beheert complexe agenda’s, zet acties uit en monitort deze.
- Je bent een sparringpartner: je denkt mee en vooruit.
- Je plant complexe bestuurlijke overleggen met mensen van verschillende organisaties.
- Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van vergaderingen, evenementen en reizen.
- Je redigeert vergaderstukken en brieven.
- Je verzorgt in- en uitgaande correspondentie en bewaakt de reactietermijn.
- Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de afdeling Onderwijs maar doet ook enkele afdelingsoverstijgende taken. Je werkt nauw samen met je collega’s op het secretariaat; jullie vervangen elkaar bij afwezigheid.
Functie-eisen
Je schakelt gemakkelijk tussen de waan van de dag en de langetermijnplanning van werkzaamheden. Daarin werk je proactief samen met zowel je opdrachtgevers als je collega’s en de bestuurssecretariaten van de universiteiten. Je spreekt hen aan en denkt met hen mee. Plannen, overzicht houden en signaleren is je vak. Je weet waar je wanneer prioriteit aan moet geven en je zegt ‘nee’ als dat nodig is. Je kunt omgaan met druk, je kunt inschatten waar er problemen zijn en lost deze op.
Je voelt je prettig in een bestuurlijke omgeving en je beschikt over:
- hbo-werk- en denkniveau;
- ten minste 2 jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
- goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- ruime ervaring met Office en cloudapplicaties;
Je bent ten minste op maandag en donderdag op ons kantoor in Den Haag. De overige dagen zijn in overleg en kan er ook (gedeeltelijk) vanuit huis worden gewerkt.
Wat krijg je?
- Salaris
-
- Wekelijkse uren
-
- Vakantie
-
- Trainingsmogelijkheden
-
- Extras
-
-
Sollicitatieprocedure
- Stuur je motivatiebrief en cv zo snel mogelijk, maar liefst voor 29 augustus naar vacature@unl.nl, tav Lotte Ophey.
- 1e gesprek op kantoor woensdag 11 september.
- 2e gesprek op kantoor.
- Arbeidsvoorwaardengesprek (digitaal of op kantoor)
- Start bij UNL!
Contact
Voor informatie over de functie en het wervingsproces kun je contact opnemen met Lotte Ophey, P&O adviseur. Te bereiken via telefoonnummer (070) 302 1400 of per email op of ophey@unl.nl. Meer informatie over UNL vind je op www.universiteitenvannederland.nl.
Meer over UNL
Binnen de Vereniging Universiteiten van Nederland (UNL) werken de Nederlandse universiteiten samen, stemmen zij af en behartigen hun belangen in de politiek en via de media. Het UNL-bureau signaleert, agendeert en ondersteunt de vereniging en haar leden. UNL is daarnaast werkgeversvereniging. Het bureau, op steenworp afstand van het Binnenhof, is een compacte organisatie van 55 gedreven professionals, met een platte structuur en een informele, resultaatgerichte cultuur. Ambitie, initiatief, persoonlijke ontwikkeling en collegialiteit zijn vanzelfsprekend. UNL werkt binnen de afdelingen onderwijs, onderzoek & valorisatie, HR, financiën, governance & accountability, internationaal en communicatie/public affairs.