Management/office- assistent

Werken bij UNL

Contact

Om onze ambities te realiseren zijn wij ter ondersteuning van het bureau per direct op zoek naar een Management/office- assistent, voor 24-28 uur per week.

Contact

Functieomschrijving

Met zeven collega’s vorm je het secretariaat van het bureau en de vereniging. Gezamenlijk dragen jullie zorg voor de ondersteuning van de voorzitter, directeur, bestuurssecretaris en een zevental afdelingshoofden. Je ondersteunt één specifieke afdeling, in dit geval de afdeling Onderwijs.

Meer specifiek voer je de volgende taken uit:

  • Je beheert complexe agenda’s, zet acties uit en monitort deze.
  • Je bent een sparringpartner: je denkt mee en vooruit.
  • Je plant complexe bestuurlijke overleggen met mensen van verschillende organisaties.
  • Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van vergaderingen, evenementen en reizen.
  • Je redigeert vergaderstukken en brieven.   
  • Je verzorgt in- en uitgaande correspondentie en bewaakt de reactie termijn.
  • Je bent verantwoordelijk voor de afdeling Onderwijs. Je werkt nauw samen met je collega’s op het secretariaat; jullie vervangen elkaar bij afwezigheid.

Functie-eisen

Je schakelt gemakkelijk tussen de waan van de dag en de langetermijnplanning van werkzaamheden. Daarin werk je proactief samen met zowel je opdrachtgevers als je collega’s en de bestuurssecretariaten van de universiteiten. Je spreekt hen aan en denkt met hen mee. Plannen, overzicht houden en signaleren is je vak. Je weet waar je wanneer prioriteit aan moet geven en je zegt ‘nee’ als dat nodig is. Je kunt omgaan met druk, je kunt inschatten waar er problemen zijn en lost deze op. 

Je voelt je prettig in een bestuurlijke omgeving en je beschikt over:

  • hbo-werk- en denkniveau, dit kan ook blijken uit je ervaring;
  • aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie;
  • goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • ruime ervaring met Office en cloudapplicaties;
  • ervaring met Mailchimp is een pre.

Je bent ten minste op maandag en donderdag op ons kantoor in Den Haag. De overige dagen zijn in overleg en kan er ook (gedeeltelijk) vanuit huis worden gewerkt.

Wat krijg je?

Salaris

Schaal 7 of 8 (afhankelijk van opleiding en ervaring) CAO NU (+ eindejaarsuitkering van 8,3%)

Wekelijkse uren

24-28

Vakantie

Ruim vakantieverlof

Trainingsmogelijkheden

Een collectief opleidingsaanbod, mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling

Extras
  • vaste vergoedingen voor reiskosten woon-werkverkeer

  • vergoeding voor internet thuis

Sollicitatieprocedure

  1. Stuur je motivatiebrief en cv zo snel mogelijk, maar liefst voor 24 juni naar vacature@unl.nl, tav Lotte Ophey.
  2. 1e gesprek op kantoor maandag 1 juli.
  3. 2e gesprek op kantoor woensdag 3 juli.
  4. Arbeidsvoorwaardengesprek (digitaal of op kantoor)
  5. Start bij UNL! 

Contact

Voor informatie over de functie en het wervingsproces kun je contact opnemen met Lotte Ophey, P&O adviseur. Te bereiken via telefoonnummer (070) 302 1400 of per email op of ophey@unl.nl. Meer informatie over UNL vind je op www.universiteitenvannederland.nl