Powerpointpaniek

Naast vele in het oog springende politieke projecten heb je op het VSNU-bureau ook dossiers die niet dagelijks  in de belangstelling staan. Dan is het fijn als Linda Duits in Folia er toch een pakkende titel op weet te plakken: “Powerpoint paniek”. Ik vind het overigens een van de leukste dossiers, en voel me daarom ook uitgenodigd om een reactie te geven.

Duits vat haar ervaringen kort samen: er wordt gejaagd op docenten die plaatjes in Powerpoints gebruiken om kosten te besparen. Het zijn ook nog eens de universiteiten zelf die dit aan hun medewerkers opleggen – en ze zijn niet eerlijk over de intenties.

De werkelijkheid is genuanceerder – maar de communicatie daarover is in de kern ingewikkeld. Daar worstelen we als VSNU mee, en dat is ook terug te zien bij de instellingen.  Het is nooit de bedoeling geweest om docenten te beperken in het gebruik van materialen voor het onderwijs – maar omdat de universiteiten niet willen winkelen zonder te betalen, is enig bewustzijn van de kosten wel van belang, ook voor docenten.

Onderwijsinstellingen gebruiken een enorme hoeveelheid artikelen en auteursrechtelijk beschermd materiaal voor het onderwijs. De auteurs van deze artikelen hebben recht op  vergoedingen, die voor een groot deel via licenties worden betaald. Dat geld komt voor een deel overigens ook weer terug bij auteurs die werkzaam zijn bij dezelfde onderwijsinstellingen.  De gezamenlijke universiteiten betalen ongeveer 30 miljoen euro aan licenties per jaar, en nog eens 4 miljoen voor zogenaamde “readers”.

Vroeger werden losse artikelen gebundeld in boekvorm. De uitgevers wilden zekerheid dat ook daarvoor werd betaald. Ze wezen Stichting UvO (voorheen PRO) aan om bij alle universiteiten te gaan shoppen: van alle readers kochten ze 1 exemplaar. Vervolgens werd gekeken uit welke tijdschriften of boeken deze artikelen kwamen en of de betreffende universiteit daarvoor al had betaald. Universiteiten kregen naheffingen van soms enkele tonnen.

In het digitale tijdperk gaat het anders. Docenten plaatsen artikelen op een elektronische leeromgeving. Waar er vroeger nog een bibliotheekmedewerker mee kon kijken bij het samenstellen van een reader, is de drempel om artikelen te plaatsen in een leeromgeving veel lager. Bij een recente meting van het aantal artikelen bij één universiteit, werden 70.000 artikelen aangetroffen. Voor de overgrote meerderheid van deze artikelen is al betaald aan de uitgevers – het is alleen heel lastig om te zien welk deel dat is. Gevolg: er kwamen claims en dreigingen van rechtszaken waarbij de rekening voor universiteiten nog hoger opliep.

In 2016 werd in overleg tussen de instellingen en uitgevers besloten om een werkwijze te ontwikkelen die zowel de uitgevers als de universiteiten beter zicht zou geven op het feitelijk gebruik. Universiteitsbibliotheken hebben daar zelf ook belang bij: misschien gebruiken docenten wel veelvuldig artikelen die met één licentie kunnen worden afgekocht, of worden licenties aangeschaft die in het onderwijs niet gebruikt worden.  Eén van de universiteiten had deze exercitie uitgevoerd en van alle door docenten gebruikte materialen gecheckt of er al een licentie was. Voor alles waar niet voor betaald was werd een prijs vastgesteld. Dit bedrag is vervolgens de basis geweest voor een landelijke prijsafspraak met de uitgevers. Omdat het om één meting ging bij één universiteit, is afgesproken dat in de vier jaar van het contract, alle universiteiten meewerken aan metingen van feitelijk gebruik. In die vier jaar verandert de prijs voor het contract niet, ongeacht het geconstateerde gebruik.

Het geven van inzage in het feitelijk gebruik, zonder dat daar sancties of naheffingen tegenover staan, vergt vertrouwen tussen universiteiten en uitgevers. Universiteiten moeten inzage geven in eigen systemen, terwijl de Stichting UvO gevreesd wordt als instantie die hoge naheffingen op kan leggen. Dan zijn er ook nog talloze praktische uitdagingen en zijn er wettelijke bepalingen die in de praktijk heel moeilijk te controleren of uit te leggen zijn.

Omdat we deze enorme controlemachine geen duurzame oplossing vinden voor de toekomst, is de VSNU samen met SURF een project gestart waarmee we willen voorkomen dat er nog controles achteraf nodig zijn. Dit project moet een tool opleveren die bij het uploaden van materiaal in de leeromgeving direct feedback geeft over het auteursrecht. Zodra een docent een artikel uploadt naar een elektronische leeromgeving, wordt gecheckt of de universiteit al een licentie heeft. Soortgelijke tools bestaan al in de UK, Noorwegen, Australië en Nieuw-Zeeland. Nieuw is dat we in Nederland nadrukkelijk ook Open Access alternatieven willen aanbieden.

Paniek bij docenten is niet nodig, maar het vergt wel een enorme inspanning van universiteiten om het feitelijk gebruik in kaart te brengen – en enigszins binnen de perken te houden. Het geld kan maar één keer worden uitgegeven. In de tussentijd wordt hard gewerkt aan nieuwe technische oplossingen, zodat docenten en instellingen niet gehinderd hoeven te worden door “audits”. Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.